Membre d’AKT – CCI Brabant wallon, Exquando est une PME wallonne basée à Wavre, spécialisée dans la gouvernance et la gestion de l’information. Depuis plus de quinze ans, l’entreprise accompagne des organisations publiques et privées dans la gestion documentaire, le document control, les archives et la transformation digitale, principalement dans les secteurs de l’industrie, de l’énergie, de la pharmacie et des infrastructures.
Son objectif : permettre aux entreprises de disposer d’une information fiable, accessible et maîtrisée pour gagner en efficacité et mieux piloter leurs activités.
Quand la documentation devient un enjeu stratégique
Dans un projet d’ingénierie ou de construction, les documents se comptent rapidement par centaines, voire par milliers : plans, schémas, spécifications techniques, contrats, comptes-rendus ou encore autorisations administratives.
La véritable difficulté n’est pas de produire ces documents, mais de s’assurer que toutes les équipes travaillent avec la bonne version, au bon moment.
Quelques questions permettent d’évaluer la situation :
- Disposez-vous d’une vision claire du statut de chaque livrable ?
- Pouvez-vous identifier rapidement les documents approuvés pour la construction ?
- Êtes-vous certain qu’aucune version obsolète ne circule sur le chantier ?
- Votre dossier « as-built » sera-t-il complet et exploitable en fin de projet ?
Lorsque ces réponses sont incertaines, les conséquences sont souvent bien réelles : temps perdu à rechercher l’information, reprises de travaux, retards, litiges contractuels ou difficultés lors de la réception du projet.
Le Document Control : bien plus qu’un simple classement
Le Document Control consiste à garantir que la bonne information soit disponible, dans la bonne version, pour les bonnes personnes et au bon moment.
Cette discipline repose notamment sur des règles de nommage, des processus de validation, des registres de livrables, une diffusion maîtrisée des documents et un suivi clair de leur avancement. L’objectif est simple : réduire les risques, fluidifier la collaboration et sécuriser l’exécution des projets.
Faites le test sur https://www.exquando.be/maturity-document-control/ (Répondez à 6 questions et obtenez immédiatement votre score de maturité en Document Control)
Une expertise déployée sur des projets d’envergure
Cette expertise a notamment été mise en œuvre par Exquando sur le projet offshore Princesse Elisabeth d’Elia, une île énergétique artificielle située au large des côtes belges. Les équipes d’Exquando y ont assuré la structuration et le pilotage de la gestion documentaire du projet, permettant aux différents intervenants de travailler avec une documentation fiable et à jour.
Pour les entreprises du Brabant wallon actives dans l’industrie, la construction ou les projets complexes, la gestion documentaire n’est plus une simple fonction administrative. Elle constitue un véritable levier de maîtrise des risques, de performance et de réussite des projets.